Topik hari ini adalah mengenai istilah efektif dan efisien. Kita sering mendengar di perusahaan atau di kampus kalau manajemen yang baik adalah manajemen yang efektif dan efisien. Tetapi terkadang manajemen yang efektif akan bertolakbelakang dengan manajemen yang efisien. Apa alasannya?
Sebelum kita bahas lebih jauh, ada baiknya kita menyamakan persepsi mengenai efektif dan efisien terlebih dahulu.
Pengertian Efektif :
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :
Ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (tt obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan); mangkus; mulai berlaku (tt undang-undang, peraturan).
Menurut Wikipedia :
Kemampuan memproduksi hasil yang diinginkan. Ketika sesuatu dianggap efektif, itu berarti memiliki hasil yang diinginkan atau diharapkan.
Pengertian Efisien :
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :
Tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya); mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat; berdaya guna; bertepat guna; sangkil.
Menurut Wikipedia :
Menggambarkan sejauh mana waktu, usaha atau biaya baik digunakan untuk tugas atau tujuan yang dimaksudkan. Hal ini sering digunakan dengan tujuan menyampaikan kemampuan aplikasi upaya tertentu untuk menghasilkan hasil tertentu secara efektif dengan jumlah minimum atau jumlah limbah, biaya, atau usaha yang tidak perlu.
Perbedaan efektif dan efisien yang paling simple adalah
"Efficiency is doing things right, while Effectiveness is doing the right things"For example, sebuah tim marketing menggunakan dua metode pemasaran untuk menjual suatu produk. Metode A membutuhkan biaya sepuluh juta rupiah dan metode B membutuhkan biaya seratus juta rupiah. Kedua metode tersebut berhasil dalam menjual produk yang diinginkan dengan kuantitas yang sama.
Metode A dan metode B dapat dikatakan sebagai cara yang efektif untuk menjual produk tersebut. Tetapi, metode A lebih efisien daripada metode B karena cost yang diperlukan lebih sedikit.
Istilahnya efektif berhubungan dengan tujuan, sedangkan efisien berhubungan dengan biaya yang dikeluarkan.
Bila diperhatikan efektif bukanlah teman baik dari efisien karena bagaimana kita ingin mencapai tujuan dengan biaya yang termurah dalam waktu yang singkat. Misalnya sebuah perusahaan ingin membeli sebuah program untuk menghasilkan laporan keuangan. Ada alternatif yaitu program web-based yang telah disesuaikan dengan bidang usaha perusahaan tersebut dan program desktop application yang masih diperlukan trial untuk implementasinya. Faktor yang membedakan kedua pilihan tersebut adalah dari segi harga dimana program web-based tentunya memiliki harga yang lebih mahal daripada desktop application. Maka terjadilah konflik antara efektif dan efisien. Bila perusahaan menginginkan program yang lebih efektif tentulah dipilih aplikasi web-based yang telah disesuaikan dengan bidang usaha tersebut.Walaupun alternatif desktop application dapat menghasilkan laporan yang sama, tetapi masih diperlukan ujicoba dan penyesuaian yang memerlukan waktu lebih lama. Hal ini tentu bertentangan dengan prinsip efisien. Bila perusahaan ingin program yang efisien maka desktop application yang dipilih dengan mengorbankan waktu implementasi yang berharga. Perbedaan program web-based dan desktop application akan dibahas dalam notes berikutnya.
Contoh lainnya dari segi manajemen perusahaan dimana ada sebuah perusahaan yang ingin mengatur susunan karyawannya. Perusahaan yang efektif akan mempunyai struktur organisasi yang jelas dan garis wewenang ke bawah sesuai dengan tanggung jawab masing-masing karyawan. Jabatan yang ada diantaranya Direktur, Manajer, Asisten Manajer, Kepala Bagian, Accounting, Kasir dll. Struktur yang efektif selalu terkesan gemuk dikarenakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antar lini perusahaan. Kelemahan dari struktur yang efektif tersebut adalah cost gaji yang tinggi dari jumlah karyawan yang banyak. Hal ini tentu bertentangan dengan prinsip efisien dimana cost yang ada perlu diminimalisir. Bila perusahaan ingin mengefisienkan cost gaji, maka beberapa tugas dan tanggung jawab yang hampir serupa digabungan menjadi satu jabatan saja. Sehingga gaji yang dikeluarkan akan berkurang dan tujuan efisiensi tercapai. Hanya saja hal ini menyebabkan pembagian wewenang dalam perusahaan menjadi tidak jelas dan adanya tumpang tindih dalam pengambilan keputusan serta terkadang ada pembagian beban kerja yang tidak seimbang mengakibatkan ada karyawan yang terlalu santai dan ada yang terlalu sibuk, serta hal yang paling dihindari adalah fungsi kontrol menjadi lemah karena tidak adanya bagian pemeriksa dan otorisasi. Misalnya, bagian Kasir dan Accounting digabungkan dengan tujuan efisiensi. Hal ini membuat wewenang jabatan tersebut menjadi luas dan fungsi kontrol terhadap penerimaan kas dalam perusahaan menjadi lemah. Fungsi kontrol dalam struktur organisasi akan dibahas dalam notes berikutnya.
Bagaimana mewujudkan perusahaan yang efektif dan efisien dalam waktu yang bersamaan?
In my opinion, tidak ada yang sempurna dalam segala hal, begitu juga dalam hal manajemen perusahaan.
Ada kalanya kita perlu mengorbankan salah satu hal tergantung mana yang lebih penting dalam kondisi tersebut.
Dalam kasus program diatas tentunya kita akan lebih memilih sisi efektif daripada efisien karena cost yang lebih besar tersebut jangan dianggap sebagai kerugian perusahaan, tetapi sebuah bentuk investasi di masa depan. Bayangkan bila kita berhemat dengan alasan efisiensi kemudian waktu implementasi yang lama menyebabkan adanya penundaan dalam menghasilkan laporan keuangan yang menjadi tujuan perusahaan. Bukankan hal tersebut malah menimbulkan masalah baru di kemudian hari?
Kasus berikutnya mengenai struktur perusahaan, kita akan memilih struktur yang cenderung gemuk daripada yang berdasarkan efisien karena tidak mungkin kita mengorbankan banyak hal dalam perusahaan hanya demi efisiensi saja. Bila prinsip efisien yang diambil, cost gaji memang menjadi lebih rendah. Tetapi, bila terjadi penyelewengan akibat lemahnya fungsi kontrol dalam perusahaan, hal tersebut malah merugikan perusahaan lebih banyak dan tujuan efektif tidak tercapai.
Kesimpulannya, bila dalam sebuah kasus pertimbangan yang efektif dan efisien dapat diambil, maka pilihlah alternatif tersebut. Apabila terpaksa memilih antara alternatif yang efektif dengan alternatif yang efisien, maka lebih baik mengambil yang lebih efektif dikarenakan yang dijadikan hal utama adalah tujuan dan bukan proses mencapainya.
Just my opinion...
